RESUMO: LIVRO - Planejamento de Bibliotecas e serviços de informação de Almeida, M. Christina B. de Aug 27, '06 11:33 AM
by Alex for everyone
Autor do resumo: Alex da Silveira - http://alexdasilveira.multiply.com
PLANEJAMENTO DE BIBLIOTECAS E SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
PLANEJAMENTO
Inicio do séc XX – controle de métodos, padrões, capacidade e incentivo a produção
Fayol (1841-1025) – Função administrativa. Processos -> prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Prever incluía funções do planejamento -> visualizar o futuro e traçar o programa de ação.
HOJE
Administração Processo cíclico
Funções relacionadas
Planejamento precede todas as demais funções
PLANEJAMENTO -> estabelece os objetivos p/o esforço em grupo
Bibliotecários alegam não ter tempo para o planejamento -> tempo perdido no planejamento é recuperado na execução
PLANEJAMENTO -> otimiza o tempo e permite que vários planos sejam gerenciados simultaneamente
Atividades permanentes
PLANO -> meio para alcançar fins, objetivos e opções determinadas.
PLANEJAMENTO Processo contínuo, permanente e dinâmico
Fixa objetivos
Detalha etapas
Prevê recursos necessários
Reduz grau de incerteza dentro da organização
Limitam-se ações arbitrarias
Diminuem-se riscos
Dá rentabilidade máxima aos recursos
Tira-se proveito de oportunidades. Melhoria na qualidade de serviço e produtos
Garante a realização dos objetivos
PLANEJAMENTO ≠ IMPROVISAÇÃO
VANTAGENS Planejamento faz acontecer
Reduz riscos e tira proveito das oportunidades
Compensa incertezas e mudanças
Decisões baseadas em informação e obedecem a critérios objetivos
Decisões planejadas -> estabilidade da organização
Ver página 4
INSTRUMENTOS DO PLANEJAMENTO
1 – PLANO Linha de ação preestabelecia
Orienta a ação na direção da missão
Fornece parâmetros de controle e acompanhamento das ações
É um evento intermediário entre o planejamento e a implementação Instrumento de trabalho para alcançar fins e objetivos determinados.
Referencia para a tomada de decisão
Compromisso com a mudança
A eficácia do plano é medida pelo grau segundo contribui para a
realização dos objetivos e para alcançar os resultados desejados
PLANO ANUAL – Define prioridades, objetivos, metas e recursos previstos para o período de tempo especificados.
PLANOS GLOBAIS – fornece fundamentos para as atividades da unidade de informação
PLANOS ESPECIFICOS – determinadas áreas de atuação
PLANOS ESPECIAIS – para catástrofes
2 – OBJETIVOS Ponto final do planejamento
Constituem o plano básico
Situação futura esperada, o que se pretende atingir que levem ao cumprimento da missão da organização.
Estabelecidos de modo amplo
3 – METAS Planos expressos em termos de resultados a alcançar
Quantificação dos objetivos
Iniciados em verbo de ação
Ter tempo definido, ser mutável
4 – POLITICAS OU DIRETRIZES
Planos gerais de ação, guias genéricos que definem linhas mestras, orientam a tomada de decisão e dão estabilidade a organização
Orientam a tomada de decisão
5 – REGRAS / PROCEDIMENTOS
São guias para o fazer
Detalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a seqüência das rotinas.
Regras relacionam-se aos procedimentos
Orientam a ação, sem especificar a seqüência (ex. normas e regulamentos)
6 – PROGRAMAS Complexo de metas, políticas, procedimentos, regras, passos e recursos
Pode ser composto de programas derivados ou subprogramas
7 – PROJETOS Parte de um programa geral
Menores unidades do planejamento
São operativos
Conjunto de ações e atividades relacionadas e coordenadas
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Do ponto de vista das instancias organizacionais
Planejamento da alta direção ou planejamento estratégico
Processo de decisão relativo aos objetivos da organização, as mudanças nesses objetivos, aos recursos necessários para atingi-los e as políticas que deverão governar a aquisição, a distribuição e a utilização desses recursos
Abrange a organização como um todo
Longo prazo
Decidido a nível mais elevado
Relação entre organização e ambiente
Planejamento intermediário
Desdobramento do planejamento estratégico em planejamento tático
Traduzir decisões estratégicas em planos concretos para serem detalhados em planos operacionais
Atividades do presente
Função: controlar e interagir as operações nas organizações
Garante implementação das decisões estratégicas
Planejamento operacional
Decide “o que fazer” e “como fazer”
Ligado a procedimento
Voltado a otimização de resultados
Caráter imedialista
Curto prazo e abrangência local
Do ponto de vista das atividades
De espaço físico
Organizacional
De produtos
De recursos
De operações
Das formas de acompanhamento e avaliação, bem como da continuidade dos planos
Global
Do ponto de vista do tempo
A longo prazo
Mais qualitativo que quantitativo
É estratégico
Médio prazo
Curto prazo
Atividades mais imediatas (previsões orçamentárias, metas...)
AVALIAÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
PROGRAMAS E PROJETOS
AVALIAÇÃO
Função: conhecimentos para servir de subsídios ao planejamento (elaboração do plano, programa ou projeto e implementação das ações)
Escolha certa, correta definição dos planos
Na produção do plano produz informações para maior qualidade e maior produtividade
No final do processo -> conhecer o nível de satisfação do publico alvo e efeitos na unidade de informação, na organização e no ambiente
Motivo: normalmente a escassez de recursos, garantir a sobrevivência. Buscam a eficiência no uso de seus recursos, a eficácia de resultados e a efetividade das ações.
Mudança no ambiente
INTERFERENCIA ------------------à afetam oferta/demanda
Sintomas
Atitude + critica aos recursos de informação existentes e consciência das deficiências. Automação aumenta as espectativas
Novas tecnologias – unidade de informação não são mais monopolizadoras. Bases de cd, internet....
Diminuição do interesse pela oferta tradicional (motivo: rapidez, agilidade e precisão). Atinge mais bibliotecas especializadas e de empresas.
CONCEITOS E CARACTERISTICAS
Em um serviço de informação a avaliação consiste em identificar e coletar dados sobre serviços ou atividades, estabelecendo critérios de mensuração do desempenho desses serviços ou atividades determinando qualidade e grau de satisfação de metas e objetivos. Identifica públicos, analisa necessidade dos usuários e índice de satisfação. Desenvolver estudos relativos a não usuários
A avaliação é um processo contínuo. É necessária a revisão de objetivos e metas, aos direcionamento ou redirecionamento da execução de ações, atividades ou programas, a tomada de decisão, tanto operacional quanto estratégica, á medida que dá respaldo aos processo de escolha de prioridades à alocação de recursos e a definição de métodos e processos técnicos e operacionais, fornecendo, desta forma, subsídios para o planejamento operacional e para a mudança.
EFICIENCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE
A Avaliação é uma ferramenta para alcançar a eficácia e eficiência e para auxiliar a desenvolver estratégias para melhorar a eficácia e a eficiência do acervo, serviços e produtos.
Eficácia -> resultads -> grau com que objetivos foram atingidos -> grau de satisfação do usuário (rapidez e precisão desejadas)
Eficiência
Recursos aplicados x benefícios alcançados
+ eficiente -> - custo + beneficio
Confusão entre eficiência e eficácia resulta em:
Fazer bem as coisas que não precisariam ser feitas
Batalhar por mais recursos com fins em si mesmos
Incapacidade de descrever a qualidade dos serviços
Incapacidade de identificar prioridades para atividades e serviços
Acreditar que coleções maiores significam melhor serviço
Tradicionalmente as UI concentram-se em critérios quantitativos, que não são de qualidade. Deve-se considerar questões relativas a eficácia, tais como:
Sabemos quais são as necessidades de informações das diferentes equipes da organização?
Estamos oferecendo serviços e atividades que devem ser oferecidos?
Estamos atingindo as metas e objetivos previstas?
Estamos assegurando as necessidades de nossos usuários?
Bibliotecários não tem conhecimento perfeito de seus usuários, suas necessidades e seu comportamento e sabem que usuários também não tem um bom conhecimento do acervo e dos serviços que a unidade de infomação te pode oferecer.
Padrão de serviços ß----à diversidade de demana
Baixa eficácia
Para o planejamento o bibliotecário tem que conhecer bem
As fontes de informação na área (para explorar fontes e não duplicar esforços)
Os serviços existentes (para ampliar, descontinuar ou modificar)
Seus usuários (para saber o grau de satisfação)
Os não usuários (pq não usam?)
Planejamento eficaz depende da qualidade e quantidade de dados disponíveis e confiáveis para o planejamento e a tomada de decisões fundamentadas
Efetividade – Capacidade de programa, projeto ou serviço atender as reais demandas sociais. Pode ser medida pela quantidade e qualidade das mudanças que o projeto ou a organização foi capaz de produzir.
MENSURAÇÃO E AVALIAÇÃO
Mensuração – processo de atribuir números para descrever ou representar algum objeto ou fenômeno de modo padronizado podendo levar a avaliação.
Avaliação – Mensuração + componentes relacionados à pesquisa, ao planejamento e a implementação de estratégias para mudar ou desenvolver a organização ou alguma atividade especifica
PADRÕES, INDICADORES E MEDIDAS DE DESEMPENHO
Padrões – convenções técnicas estabelecidas com a cooperação e o consenso de todas as partes envolvidas, visando a racionalização, a uniformização e a simplificação de serviços e processos nas áreas abrangidas pelos serviços de informação.
Padrões podem ser quantitativos ou qualitativos
Quantitativos -> Metas numéricas, de aplicação simples, que não permite interpretação
Qualitativas -> são mais flexíveis e bem mais fundamentados. Podem ser adaptados as necessidades específicas
Padrões servem para orientar a definição de medidas de desempenho
MEDIDAS DE DESEMPENHO
São um meio para determinar em que grau os objetivos da unidade de informação são cumpridos, os serviços executados e os materiais colocados a disposição do usuário.
Medidas que informam a qualidade podem ser agrupadas
Medidas de acessibilidade
Medidas de tempo de resposta
Medidas de cobertura de acervo
Medidas de relevância do acervo
INDICADORES
Variáveis, características ou atributos capazes de sintetizar, representar ou dar maio significado ao que se quer avaliar.
Indicadores são sinônimo de mudança
Tipos de indicadores:
Quantitativos – que podem ser representados por variáveis numéricas
Qualitativos - quem expressão variáveis ou dimensões que não podem ser representados apenas apenas por números.
Dificilmente um só indicador é suficiente para aprofundar o conhecimento do problema.
AVALIAÇÃO E MUDANÇA
Avaliação é um processo catalizador de mudança, deve determinar o que mudar em um Sistema de informação e como mudar, auxiliando o bibliotecário a fazer mudanças internas e externas. Ela sempre parte de um problema.
Não existe mudança isolada que não afete outros setores. É preciso que se avalie a capacidade da organização de implementar as mudanças.
FIANLIDADES DA AVALIAÇÃO
Para que avaliar?
Para conhecer
Para escolher prioridades, tomar decisões, definir o que mudar e como mudar, acompanhar ações e realimentar decisões e opções políticas e programáticas.
Para apresentar resultados a sociedade
Para prestar contas
Para aprimorar a qualidade de serviços, programas e projetos
Para evitar erros
Verificar a adequação de alocação de recursos
Monitorar programa ou serviço do ponto de vista da eficácia e eficiência
Testas programas inovadores
Decidir continuidade ou descontinuidade de programas
TIPOS DE AVALIAÇÃO
QUANTO A ABORDAGEM METODOLOGICA
Quantitativa – OBJETIVA - baseia-se na estatística, na experimentação controlada enfatizando a mensuração e quantificando metas
Qualitativa – SUBJETIVA - apóia-se na sociologia, antropologia ou na história oral enfatizando agentes e processos
Pluralista – Mensura quantitativamente benefícios ou malefícios quantificando decisões, processos, resultados e impactos sociais.
QUANTO AOS AVALIADORES
Interna
Externa
Orientada – realizada internamente sob a liderança de um consultor externo
PROCESSO DE AVALIAÇÃO
- Coletar informações
- Estabelecer e aplicar parâmetros
- Identificar processos e resultados
- Comparar dados de desempenho
- Julgar (atribuir valor)
- Propor
- Informar
Fatores que influenciam
- ambientais
- cultura organizacional
- Barreiras por parte do pessoal
- Disponibilidade de recursos
- Grau de necessidade de informações dos usuários
RELATORIOS COMO INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO DE SERVIÇOS DE BIBLIOTECA
Relatórios são instrumentos no processo de planejamento
DEFINIÇÃO
Relatório de uma biblioteca é o conjunto de informações sobre acervo, serviços prestados, usuários e recursos humanos, físicos, mateiria e financeiros ordenados de modo a mostrar a situação da biblioteca em dado período de tempo. Não é apenas uma contabilidade de dados em informação, ie, que os analisa, atribuindo-lhes significação no contexto da biblioteca.
FINALIDADES
Analisar e avaliar o desempenho da biblioteca permitindo cumprir suas funções de administração e planejamento. Analisa a situação existente e avalia os resultados alcançados e os problemas encontrados. Compara os resultados desejados, constantes do plano de trabalho, com os resultados alcançados. Serve como instrumento de marketing da biblioteca, como forma de divulgação, de prestação de contas. Fornece subsídios para aprimorar os serviços da biblioteca, maximizar o uso da informação e dos documentos, e ampliar o âmbito de atendimento da biblioteca e na comunidade.
PERIODICIDADE
Apt de dados registrados diariamente. A periodicidade mínima é anual. É feito tendo como referencia um plano de trabalho ou um projeto, servindo assim, como instrumento de acompanhamento da implantação do que foi planejado.
CRITERIOS PARA COLETA DE DADOS
É necessário estabeler limites para não se perder tempo coletando dados. Critério para definir o que deve ou não ser contado é a utilização ou o aproveitamento que se pretende fazer desses dados. Dar prioridade aos dados de saída (ligados a atividade fim). Os dados de entrada devem ser registrados sem exageros. Deve-se padronizar conceitos e formas de coleta. É preciso que se planeje formulários adequados.
APRESENTAÇÃO DO RELATORIO
Procurar apresentar uma série histórica. O uso de gráficos é fundamental, mas também é necessário textos que interpretem os dados.
ESTRUTURA DO RELATORIO
Sumário, introdução, dados e analise de dados, conclusão e recomendações.
OS DADOS
Recomenda-se dados mínimos. Tem-se como sugestões: acervo, pessoal, serviços de processos técnicos, serviços ao usuário, período de funcionamento, leitores inscritos, freqüência, consultas e empréstimos, eventos/atividades especiais e recursos
- Acervo:
Dados totais das coleções dos vários tipos de materiais., distinguindo-se acervo processado e não processado.
- Pessoal:
Este item deve fornecer dados sobre o pessoal em exercício no período, bem como indicar ocorrências, como licenças, afastamentos, demissões e admissões, aposentadorias, etc. Dividir por categorias e apresentar jornadas de trabalho se estas forem diferentes.
Serviços de processamento técnico
- Seleção e aquisição de documentos.
Mencionar, se houver, política de seleção de material para acervo e incluir os critérios adotados. Especificar numero de aquisições efetuadas, separadas por tipo de material e modalidade de aquisição (compra, permuta, doação)
- Processamento técnico do material.
Incluir dados, agrupados por tipo de material, referentes a todas as unidades tombadas, catalogadas, classificadas, indexadas e preparadas para empréstimo no período. Dados relativos a implantação e desenvolvimento de bases de dados relativas ao acervo devem ser mencionadas aqui. Mencionar também iniciativas voltadas a criação e controle de vocabulário controlado.
Serviços aos usuários
- Período de funcionamento
Especifica-se aqui os horários, determinando o numero de dias que a biblioteca permaneceu aberta no mês.
- Usuários inscritos
Registra-se numero de usuários inscritos na biblioteca no período referente ao relatório,o total acumulado durante o ano e o total geral.
- Freqüência:
Registram-se todos os usuários que entraram na biblioteca para as mais diversas finalidades, tais como:uso de catálogos,consulta,empréstimo, freqüentadores por dia e por período. Servem para justificar a necessidade de mais funcionários, para cálculos de espaço físico e de assentos.
- Consulta e empréstimos:
Entende-se por consulta ouso do material no recinto da biblioteca e por empréstimo a circulação externa do material. Deve-se especificar cada tipo de material e o que deve ser quantificado não é o número de usuários que utilizaram o material,mas o numero de documentos utilizados. Deve-se preencher um formulário destinado ao registro das pesquisas, por meio do qual se tenha informações sobre o usuário e sua pesquisa.
- Comutação
Em relação ao serviço de comutação, devem ser registrados: número de artigos solicitados a outras bibliotecas e o total de cópias, e o numero de artigos fornecidos a outras bibliotecas e o total de cópias efetuadas.
- Divulgação
Discriminam-se aqui todas as publicações e os serviços de alerta e disseminação da informação, bem como as ações no sentido de divulgar os serviços da biblioteca em geral. Para serviços de alerta, descrever o tipo de serviço (ex. sumários correntes, boletins informativos etc.). Caso tenha um site registrar estatísticas de uso (paginas visitadas, downloads, tempo que o visitante permaneceu no site e envio de emails “fale conosco”).
- Programas de treinamento de usuários
Menciona-se os programas desenvolvidos com a finalidade de dar orientação e treinar interessados.
- Eventos / atividades especiais
Registra-se todos os eventos ou prog. Especiais desenvolvidos na biblioteca ou por iniciativa dela com dados mínimos (Titulo, data, duração, objetivos e resultados).
- Recursos financeiros
Constar em relatórios anuais. Deve-se discriminar os custos por tópicos, tais como: aquisição de material bibliográfico, encadernação, pessoal, material de consumo, material permanente e serviços terceiros.
- Recursos físicos e materiais
Em relatórios anuais discriminar recursos materiais acrescidos no período, incluindo espaço físico, mobiliário e equipamentos.
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
DEFINIÇÃO
O processo sistematizado, com tempo e espaço definidos, de avaliação de serviços em organizações. É um intervenção na rotina da organização para avaliar seu estado num determinado momento. Objetivos são identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no funcionamento da organização, compreender a natureza e as causas dos problemas ou desafios apresentados, descobrir formas de solucionar esses problemas e melhorar a eficiência e eficácia organizacionais.
Ver quadro na pág 53-55
Pelo dialogo compara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficácia com base em algum padrão estabelecido (ex. satisfação do usuário) e procuram-se caminhos para diminuir a distância entre o encontrado e o desejado. É parte do desenvolvimento organizacional, é linha de base para o plano de ação. Recomenda mudanças que podem referir-se a: objetivos estratégicos, habilidades, conhecimento e atitudes do pessoal, processos interpessoais e intergrupais, estruturas organizacionais e tecnologias.
Pode recomendar série de intervenções que permitam implementar as mudanças
ETAPAS DO DIAGNÓSTICO
- Preparação
Objetiva estabelecer um cenário organizacional que encoraje a avaliação e assegure que o pessoal conheça os componentes básicos do processo de avaliação. Não começa com a coleta de dados, mas com análise ou definição de objetivos e metas, com idenficação de aspectos ou áreas a serem avaliadas e com o treinamento de pessoal (incluindo quem irá avaliar e quem será avaliado)
Ver etapas em quadro da pág. 57
Tipos:
Diagnostico exploratório: tipo de mapeamento que perpassa todos os componentes de uma Unidade de Informação (estrutura, atividades, recursos, processos, produtos e usuários) permitindo uma primeira aproximação do serviço
Diagnostico de foco específico: Analisa o conjunto, mas aprofunda-se no foco selecionado, que pode ser um serviço, uma estratégia, um produto, dentre outros possíveis focos.
É indispensável definir, no contexto dos objetos e metas, as prioridades da organização que irão determinar os aspectos a serem focalizados. A partir de uma evidencia objetiva ou subjetiva identifica-se a área, estreitando-a para um problema com objetivos claros e questões de pesquisa viáveis
Questões gerais para atividade de idenficação:
O pessoal suspeita que exista um problema?
Há dados que sugiram problemas?
O nível de desempenho baixou ou é inadequado?
O custo dos serviços aumentou nos últimos meses?
Houve mudanças na instituição, nos usuários ou em outros fatores externos?
Usuários manifestam insatisfação?
Questões em relação aos objetivos
Em que medida os serviços e produtos atendem as necessidades dos usuários?
Os recursos para os serviços e produtos são bem adequados?
Qual o grau de mudança possível nos serviços e produtos?
Quanto aos atores do processo, o diagnóstico pode ser feito pela própria equipe da unidade de informação ou incluir avaliadores externos. No Autodiagnostico o pessoal tem que estar aberto a auto análise. No caso de consultores externos, estes necessitam de alguns membros da organização para auxiliar no planejamento do diagnóstico, juntar e analisar dados, fornecer feedback e planejar ações em resposta a esse feedback. O diagnóstico exige competência técnica.
Uma atividade insdispensável nesta primeira etapa é a revisão de literatura, que permite conhecer novas tendências na área, os padrões desenvolvidos e os principais desafios, além de mostrar o que os outros fizeram diante a problemas similares, analisando metodologias adotadas, as diversas formas de aproximação ao problema e os resultados alcançados.
- Elaboração do projeto de diagnóstico
O PD é um plano que contém os objetivos do diagnóstico, o problema ou as questões de pesquisa, as hipóteses de trabalho, a metodologia a ser utilizada para a coleta de dados, as medidas de desempenho ou os indicadores de avaliação a serem utilizados e o cronograma do processo.
- Definição da metodologia a ser utilizada
A metodologia, modo pelo qual os avaliadores levantarão dados, ou seja, que fontes de dados, instrumentos e técnicas serão utilizadas nos processos de coleta e análise de dados.
- Formulação do problema ou de questões de pesquisa
É necessário ao avaliador conhecimento acumulado em relação ao objeto a ser estudado. Recomenda-se certas práticas na formulação do problema:
Seja formulado como pergunta
Seja apresentado de maneira clara e precisa
Seja empírico
Seja passível de solução
Seja delimitado por uma dimensão viável
- Identificação das hipóteses de trabalho
Hipóteses são proposições provisórias a serem testadas, suscetíveis, portanto, de serem declaradas verdadeiras ou falsas. O papel mais importante da hipótese na pesquisa é sugerir explicações para os fatos.
As questões de pesquisa são questões; as hipóteses são afirmações, mas ambas ajudam a estruturar o diagnóstico. Maior o conhecimento que o avaliador tem da área-problema a ser investigada, maior a facilidade em formular hipóteses.
- Definição de indicadores ou medidas de desempenho
São um meio de determinar em que grau os objetivos na Unidade de Informação são cumpridos, os serviços executados e os materiais colocados a disposição dos usuários. Úteis no planejamento e na tomada de decisão.
- Planejamento da coleta de dados
É atividade básica do diagnostico. Pressupõe a consulta a, no mínimo, dois atores: usuários e funcionários. Em relação aos usuários reais é indispensável coletar quem são, quais suas necessidades de informação e qual o nível de satisfação em relação ao serviço analisado. Em relação aos funcionários é interessante que sejam levantados seus perfis, suas opiniões e propostas de melhorias.
Podem ser utilizados vários instrumentos, sendo eles:
Entrevista – útil para levantar o perfil dos funcionários e de suas atividades, bem como suas opiniões em relação aos diversos aspectos estudados no diagnostico e suas expectativas e sugestões para o aprimoramento. É muito adequado a para estudos qualitativos de usuários.
Questionário – Pode ser apresentado em perguntas impressas ou por um pesquisador/avaliador. Atinge grande numero de pessoas, nos lugares mais diversos e sem precisarem responder no momento. Tem como desvantagens as respostas incompletas, possibilidade de atraso na devolução ou mesmo não devolução, impossibilidade de auxilio. As questões podem ser abertas, sem sugestões de respostas ou fechadas, múltipla escolha. As questões devem ser formuladas com clareza, serem objetivas e não induzirem a uma resposta.
Grupo focal – Técnica de pesquisa qualitativa, não diretiva, desenvolvida para coletar dados e informações que reflitam opiniões, conhecimentos, percepções e preocupações de pequenos grupos sobre determinado assunto. Pode ajudar no planejamento, na tomada de decisão, na avaliação de produtos e serviços, na contrução de questionários para coleta posterior.
Observação – É elemento fundamental no diagnostico, sobretudo na fase de coleta de dados.
Triangulação – Combinação de diferentes formas de coleta de dados.
- Definição da amostragem e da forma de aplicação de questionários e/ou entrevistas para as pesquisas de campo
A pesquisa de campo quando lida com um universo numeroso deve ser feita por amostragem, ou seja, com uma pequena parte dos elementos que compõem esse universo ou população. O projeto de amostra implica as seguintes etapas: definição do universo, escolha do tipo de amostragem e determinação do tamanho da amostra.
Os tipos básicos de amostragem são: probabilística e não probabilística.
- Planejamento de implementação do projeto do diagnóstico
Última atividade do processo de elaboração. Envolve a elaboração do cronograma, a definição das atividades a serem executadas por cada um, a definição da coordenação da equipe, a aplicação do pré teste e a definição dos recursos que serão necessários ao desenvolvimento do diagnóstico.
- Implementação do diagnóstico
Subetapas:
- Coleta de dados – consiste na aplicação da metodologia prevista no proj. do diagnóstico, requer a consulta a relatórios, manuais etc, mas é necessário entrevista com funcionários e a aplicação de questionários a usuário potenciais e reais.
- Analise e interpretação de dados – Procura-se compreender a natureza e as causas dos problemas suscitados.
Após a análise dos dados e identificação dos problemas deve-se proceder à hierarquização desses problemas e as recomendações de soluções.
- Subsídios para a avaliação do contexto informacional, da estrutura organizacional e dos recursos humanos.
Análise do ambiente – A organização não existe isolada, nem consegue ser mais ser auto-sufuciente. A Avaliação do ambiente externo procura avaliar o contexto informacional da área, bem como as necessidades de informação não expressas ou não supridas por outros serviços. Esta análise abrange tanto os serviços prestados por outras instituições como os serviços disponíveis em meios eletrônicos.
Análise da instituição mantenedora – É preciso o conhecimento da instituição e identificar suas necessidades informacionais
Passos indispensáveis – pág. 77
Análise da unidade de informação (estrutura organizacional e poder decisório) – de iniciar pela avaliação de sua localização na estrutura da instituição mantenedora.
Análise de serviços – mapear os serviços existentes para avaliação. Utilizar o roteiro: Quais serviços públicos e internos da UI? O que falta? O que pode ser desativado ou fundido? Qual a relação entre os serviços e o nível de integração entre eles?
Análise de recursos humanos – objetiva identificar a quantidade de pessoas pertencente ao quadro da área de informação, a categoria ou o cargo dessas pessoas, carga horária, formação e atribuições. É importante identificar satisfações / insatisfações em relação as atividades desempenhadas.
- Subsídios para a avaliação dos recursos informacionais, dos processos e dos produtos.
Avaliação de recursos informacionais – Não se limita a analise do acervo, incluindo outros meios. Os critérios que podem auxiliar na criação de indicadores de qualidade do acervo são: facilidade de acesso, diversidade de suportes, abangencia, pertinência, atualização, estado de conservação, qualidade de conteúdo, satisfação dos usuários e profissionais. Quanto a Internet: facilidade de acesso, rapidez de acesso, ambiente amigável, custo, possibilidade de imprimir ou gravar em disquete esatisfação de pessoal e dos profissionais.
Avaliação de processos – Devem ser considerados os processos tradicionais (aquisição, PT, atendimento) e outros específicos. Consiste em análise das finalidades dos diferentes processos, análise das rotinas, análise dos recursos e análise dos produtos.
Aspectos a serem avaliados p. 82, 83,84 e 85
Avaliação dos produtos – Dois aspectos devem nortear a avaliação dos produtos: seus objetivos e seu publico alvo.
- Subsídios aos estudo de usuários potenciais e reais
Compara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficácia com base em algum padrão estabelecido e procuram-se caminhos para diminuir a distancia entrre a situação existente e a situação desejada. Primeiro deve-se conhecer os usuários reais. É indispensável que os usuários conheçam os serviços e produtos oferecidos. O conhecimento dos usuários é importante para planejar e aprimorar serviços.
Por estudo de uso entende-se a coleta sistemática de dados sobre o sistema. O estudo de usuário, de outra parte, preocupa-se em entender as necessidades informacionaios, preferências, opiniões e avaliações de usuários e não usuários a respeito de serviços oferecidos e a serem oferecidos. Os estudos de usuário precisam identificar quem usa o serviço (reais) e que não o usa. No primeiro caso a pesquisa deve ser desenvolvida enfocando os serviços e coleções que utiliza, motivo pelos quais utiliza e de que forma, devendo ser investigado o grau de satisfação com cada serviço ou tipo de coleção. Para os não usuários a pesquisa deve preocupar-se em identifica-los e levantar razões pelo qual ele não utiliza a UI, devendo-se levantar suas necessidades de informação, se houver.
O estudo de usuários reais contribui para o aprimoramento dos serviços prestados e a definição de metas pára atender seus anseios. O estudo dos usuário potenciais possibilita a definição de estratégias no sentido de incluí-los na cadeia de informação.
Resultados de estudo de uso indicam alguns aspectos que podem servir de subsídios a novos estudos de usupários
Ver p. 90
ROTEIRO PARA A APRESENTAÇÃO DO DIAGNOSTICO
Deve apresentar na parte introdutória, dados relativos ao projeto de diagnostico, inclusive objetivos, justificativas, hipóteses e metodologia. Em seguida deve-se apresentar dados relativos a instituição incluindo pequeno histórico, missões e objetivos, área de atividade, análise da estrutura organizacional, pessoal. É necessário situa-la em seu contexto organizacional. Seguem-se a descrição e análise dos objetivos, da estrutura, dos recursos e dos serviços e produtos da UI. Por fim trazer dados sobre usuários potenciais e reais.
No final consiste nas conclusões, devendo fazer referencia as hipóteses e questões levantada, apresentar uma reflexão sobre os dados, seguindo-se as recomendações. Nos anexos devem ser incluídos os modelos de questionários, roteiros de entrevistas, quadros e tabelas e outros dados que complementem o texto.
Deve ser feito um documento resumido para a área gerencial.
PLANEJANDO O PROJETO
Ver pág. 93 em diante.
Há um ano
