Tratamento Documental

[Tratamento Documental
http://www.cm-mafra.pt/rbem/pdf/Manual_de_procedimentos_colectivo.pdf
Nota prévia:
Com a ideia de uniformizar os procedimentos de tratamento documental nas
Bibliotecas do concelho de Mafra, surgiu a necessidade, e da necessidade a ideia, de se
criar um manual comum a todos nós. A partir do manual elaborado pela professora
Maria João Filipe, da Biblioteca da E.B. 2.3, em 2006, tido pelos elementos do grupo de
trabalho concelhio como um excelente ponto de partida, procedeu-se a algumas
reformulações pela mão da bibliotecária Maria João Inácio, pertencente à equipa de
apoio às bibliotecas escolares, da Biblioteca Municipal de Mafra.
Importa ressalvar aqui que, apesar da uniformização alcançada, se torna ainda
necessário que cada biblioteca adeqúe o presente manual à sua realidade, tendo
sempre presente que todos os exemplos apresentados se referem ao trabalho
desenvolvido na E.B. 2.3. de Mafra. De referir também que este manual em si não
constitui um documento finalizado, mas que pelo contrário se encontra aberto a todas as
contribuições/sugestões, ponto de partida de um trabalho que se pretende colaborativo.
Tal como referido na versão inicial, pretende-se dotar as bibliotecas de “um
mecanismo que assegure a continuidade do trabalho de gestão da documentação a
desenvolver na Biblioteca, independentemente da entidade física que a esteja a gerir.
Deste modo é possível mudar de coordenador e continuar o trabalho sem necessidade
de voltar sempre ao ponto de partida e à definição de procedimentos. Tal não invalida
que estes procedimentos possam ser repensados a qualquer momento, sempre que se
constate o seu desajuste relativamente às necessidades dos utilizadores e/ou dos
gestores da Biblioteca”.
Os diferentes documentos têm um número de registo sequencial. Com
excepção das monografias, o número de registo é precedido de uma letra, a qual
permite identificar o tipo de documento de que se trata. (Ver informação acima, junto aos
livros de registo).
Todas as obras passam pelo processo de catalogação, que é realizado, desde
logo, em suporte informático (numa folha de recolha de dados do programa de
catalogação BIBLIOBASE) e em que se procede à descrição da obra, seguindo, sempre
que possível, as Regras Portuguesas de Catalogação. A catalogação é sempre a mais
completa possível, mas tem em conta tanto o público a que se destina como o tipo de
suporte em que se encontra a informação.
Ao longo do processo de catalogação será pedida a realização de duas outras
tarefas: Indexação e Classificação.
A indexação consiste na identificação do assunto ou assuntos da obra em
causa e na introdução dos descritores (palavras-chave) que permitem ao utilizador
recuperar essa informação quando faz uma pesquisa por assunto. Para realizar este
processo deverá ser elaborada uma tabela de indexação própria que vá sendo
construída à medida que novos descritores são usados.
A classificação é um processo idêntico de identificação do assunto ou
assuntos da obra, mas conduz à atribuição de um número da Tabela Decimal Universal
(CDU).
Terminado este processo de catalogação, indexação e classificação, cada
documento recebe uma etiqueta de cota e é arrumado no local que lhe é destinado pela ordem constante nessa etiqueta. As etiquetas de cota poderão ter cores
Findo este circuito documental, o documento passou pelo processo de
catalogação e está disponível ao público, podendo ser consultado directamente ou
através da pesquisa na base de dados. Está também acessível para a produção de
boletins bibliográficos, catálogos e ainda para fins estatísticos.
- importar o ficheiro da Base de Dados da BN disponível on-line
Se não existir qualquer obra que permita um preenchimento rápido, pode-se
optar por fazer uma importação directa a partir da BN.
Para isso, é necessário estar ligado à Internet e abrir o site:
http://porbase.bnportugal.pt
Também é necessário abrir o módulo de catalogação do Bibliobase e abrir a
base de dados.
Na base da BN indicar as expressões de pesquisa, preferencialmente o título
da obra.
Conferir se se trata da edição que se pretende catalogar e abrir em formato
UNIMARC:
Seleccionar e com o botão do rato do lado direito copiar. Os campos 001, 005,
095 e de 800 para a frente não nos interessam. Se for possível não os seleccionamos.
Caso seja necessário seleccioná-los, devem ser apagados mais à frente
Findo o processo, teremos uma folha de registo preenchida com os dados
julgados pertinentes pela BN. É sempre necessário abrir o registo, rever os dados,introduzir os que estão em falta, eliminar os que estão a mais e preencher o campo 966 na totalidade.
- preencher um novo registo (a partir de folha em branco)
Registos ÆNovo registoÆMonografias – Texto Impresso (MTI)ÆSeleccionar





















Voltar ao módulo de catalogação e clicar com o botão do lado direito do rato no 3
do último registo. Fica activa a possibilidade “colar especial (registo marc)”, clicar aí.
Surge imediatamente esta caixa de texto. É este o momento para apagar
algum campo que não nos faça falta (como o 095, por exemplo). Depois é só guardar o registo utilizando o ícone de disquete.
Depois, é necessário seleccionar o registo e alterar o tipo de documento.